Gérer son temps avec internet

Ce scénario doit vous permettre d’apprendre à gérer votre temps, pour l’ensemble de vos activités universitaires et para-universitaires.

Gérer son temps permet de s’offrir, au moment voulu, toutes les facultés d’attention nécessaire à la réalisation de vos objectifs. Pour cela il est question de gérer au mieux les ressources que vous avez à disposition. Ceci afin de ne pas se retrouver dans des situations de stress intenses. Trop nombreuses sont les expériences où vous avez attendu le dernier moment pour réaliser les tâches qui vous étaient assignées. Une autre approche peut vous amener simplement à aspirer à un meilleur équilibre entre vie universitaire et vie privée. Car trop de fois cette première à empiété sur la seconde. C’est pourquoi nous vous proposons ce scénario qui vous présentera une démarche pour mieux équilibrer votre planning et gagner du temps.

Pour suivre ce scénario vous n’avez pas besoin d’avoir de compétences spécifique, au minimum ils vous suffit d’avoir connaissance des logiciels de type agenda.

Pour commencer allons décomposer cet apprentissage en six étapes : Choix des outils de gestion, définir les priorités, planifier son agenda, prendre conscience des challenges de la gestion du temps, concentration des ressources et focalisation sur l’essentiel, définir les objectifs et gérer aon auto-motivation.

« Voici la liste des étapes que nous allons suivre ensemble ! »

Choisir des outils de gestion du temps

Les outils de planification vous permettent d’avoir une vue d’ensemble

Définir les priorités

Faire la différence entre les tâches importantes et les tâches urgentes

Planifier son agenda

Organiser, prévoir et arrêter votre agenda

Prendre conscience des Les challenges de la gestion du temps

Pourquoi la gestion du temps offre-t-elle perpétuellement des complications

Concentration des ressources et focalisation sur l’essentiel

Augmenter sa productivité en restant concentré et focalisé

Définir les objectifs

Définir un objectifs SMART

Gérer son auto-motivation

Prenez en main votre destin

La Figure 1 présente les différents éléments de la tâche “Gérer son temps”. Ce sont ceux-ci sur lesquels nous avons choisi de porter notre attention dans le cadre de ce scénario. Nous mentionnons cependant que d’autres procédures peuvent être appliquées, notamment en réalisant des allers et des retours entre les étapes.

Figure 1 : Schéma représentatif de la démarche proposée

Légende :

*Information importante

*Outils et comparteurs d’outils web 2.0

0. Choisir des outils de gestion du temps

Nous allons vous présenter quatre types d’outils : liste de tâche, agenda, outil de suivi et gestion de projet. Ces outils vous permettront d’organiser, de planifier et de gérer votre temps

Pourquoi choisir un outil informatique ? L’organisation de son agenda peut parfois prendre du temps et nécessiter de nombreuses adaptations. Dans ce sens, avec un outil informatique, vous pourrez corriger aisément vos documents numériques. Contrairement à des documents papiers qu’il vous faudra retranscrire à chaque correction. De plus d’un point de vu collaboratif les documents numériques sont plus aisément transmissibles à des camarades et des enseignants.

« L’activité suivante vous invite à choisir un outil de planification. »

Activité : Outils de planification

Les outils de planification vous permettent de définir les activités, évènements et réunion que vous devez réaliser à des dates et heures précises.

Pourquoi utiliser un outil de planification ? Les outils de planification vous permettent de ne pas oublier votre emploi du temps et de équilibrer vos activités entre vie universitaire et extra-universitaire. Les versions électroniques offrent des fonctionnalités comme la configuration d’alertes mail ou sms, de tâches récurrentes et l’invitation de collaborateur.

*	* Pour choisir l’application qui réponde le mieux à vos attentes, consultez le tableau comparatif des outils de type “Planification” et définissez celle qui s’adapte à vos différents besoins.Tableau comparatif : Planification

« L’activité suivante vous invite à choisir un outil de liste de tâches ! »

Activité : Outils de liste de tâches

Les outils de liste de tâches vous permettent dans un premier temps de lister l’ensemble des activités que vous devez réaliser. Vous pourrez ensuite biffer les activités effectuées au fil de votre travail.

Pourquoi utiliser un outil de liste de tâches ? Une simple liste de tâche peut être des plus utiles quand il s’agit de tâche que l’on ne doit pas oublier. L’avantage des versions numériques est la gestion des tâches, vous pourrez ajouter, modifier et supprimer vos tâches aisément et si vous posséder plusieurs ordinateurs, ordinateurs portables et smartphones vous pourrez retrouver la même liste sur chacun de ces appareils.

*	* Pour choisir l’application qui réponde le mieux à vos besoins, consultez le tableau comparatif des outils de type “Liste de tâches” et définissez celle qui s’adapte à vos différents besoins.Tableau comparatif : ToDo

*	« L’activité suivante vous invite à choisir un outil de planification ! »

Activité : Outils de vérification

Les outils de vérification sont des outils vous permettant d’enregistrer l’ensemble des activités que vous réalisez. Ces outils vous amène au final de suivre votre investissement dans chacune des tâches et ainsi de vous offrir la possiblité de réajuster votre emploi du temps.

Pourquoi utiliser un outil de vérification ? Ces outils vous permettent de prendre conscience du temps que vous investisser dans certaines tâches. Il n’est pas évident de se rendre compte des ressources que l’on offre à certaines activités. Les vérificateurs ne sont pas automatiques, vous devez pour chaque nouvelle activité enregistrer son nom et lancer le chronomètre. Mise à part la sensation de course contre la montre au début de son utilisation, vous aurez très vite une meilleure vue de l’investissement nécessaire pour chacune de vos tâches.

*	* Pour choisir l’application qui réponde le mieux à vos besoins, consultez le tableau comparatif des outils de type “Vérification du planning” et définissez celle qui s’adapte à vos différents besoins.Tableau comparatif : Vérification de la planification

« L’activité suivante vous invite à choisir un outil de gestion de projet ! »

Activité : Outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet permettent de planifier vos projet et de répartir vos ressources.

Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ? Ces outils de gestion de projet vous offre des fonctionnalités très puissantes pour la planifications de projet qui durent plusieurs mois. On conseillera l’utilisation de ce type d’outil dans le cas ou vous devez gérer plusieurs personnes sur plusieurs tâches avec des dépendances complexes entre elles.

*	* Pour choisir l’application qui réponde le mieux à vos besoins, consultez le tableau comparatif des outils de type “Gestion de projet” et définissez celle qui s’adapte à vos différents besoins.Tableau comparatif : Gestion de projet

1. Définir les priorités

Faire la différence entre les tâches importantes et les tâches urgentes, doit vous rester en mémoire tout au long de votre vie professionnelle. Gérer les piorités en définissant les tâches certes importantes mais devant passer après les tâches urgentes.

Pourquoi définir les priorités ? Tout simplement pour gagner du temps en réalisant les tâches urgentes.

*	« L’activité suivante vous permet de définir les tâches urgentes et les tâches importantes ! »

Activité : Distinguer les tâches urgentes et importantes

Les tâches urgentes sont celles qui ont un délai très courts.
Les tâches importantes sont celles qui auront un impact fort sur le résultat.
Mettez par écrit les tâches les plus urgentes à faire. Laissez tomber ce qui ne vous causera pas d'ennui.

Pour un examen, étudiez dans une même proportion chaque matière. Il vous sera plus bénéfique d'avoir vu 80% de chaque matière, que 100%de quelques-unes et 0% d'autres.

*	* Utiliser un outil de carte conceptuelle (Tableau comparatif) pour avoir une vision systémique du contenu de votre présentation. Cela peut faciliter l’identification des éventuels éléments qui manquent, sont de trop, à double.

2. Planifier

Une fois que vous avez définit les tâches urgentes et les tâches importante, il vous faut planifier la réalisation de celles-ci.

Pourquoi planifier ces tâches ? Pour se donner une ligne directrice qui nous ...

*	« L’activité suivante vous permet de planifier vos activités ! »

Activité : Adapter sa présentation

adsf

3. Les challenges de la gestion du temps

L’objectif de la gestion de temps c’est de tenir ces délais et de réaliser les tâches prévues en temps voulu. Mais pour y arriver il faut prendre en compte les différents challenges que vous devrez surmonter avant de pouvoir tenir votre planning comme initialement définit.

Pourquoi mieux comprendre les challenges de la gestion du temps ? Ces challenges sont des éléments essentiels qu’il faut prendre en compte pour que votre planification soit réalisable.

*	« L’activité suivante vous permettre d’identifier les éléments distracteurs ! »

Activité : Diminuer vos distractions

Définir des horaires de lectures et de réponses
Lire et répondre aux mails quand on est peut productif
Si un mail demande une action l’ajouter dans le planing
Laisser son programme de mail fermé

Autres personnes
Environnement de travail
Internet

Lire les news avant de commencer à travailler
Fermer votre navigateur Internet
Faites des pauses d’Internet

Messagerie instantanée
Appels téléphoniques
Fatigue

Dormir assez
Rester hydrater
Aller faire une marche
Faire attention à sa ligne

4. Concentration et focalisation

La concentration et la focalisation sur une tâche permet d’offrir toute son attention à l’activité en cours, tout en laissant les éléments extérieurs de côté.

Pourquoi se concentrer et se focaliser sur une tâche ? Réussir à se concentrer et se focaliser complétement sur une tâche offre une sensation de bien-être.

*	« L’activité suivante vous propose une méthode pour vous concentrer ! »

Activité: Conditions à la concentration et la focalisation

Pour vous rester concentrer sur votre tâche il vous faut, avant de la réaliser, adapter les trois éléments suivants :

La définition de l’objectif
L’équilibre entre les compétences nécessaires à la tâche et vos compétences perçues
Le retour de feedback sur votre réalisation

5. Définir les objectifs

Définir les objectifs SMART

Pourquoi ... ? ...

*	« L’activité suivante vous ... ! »

Activité: Définir un objectif

Objectif SMART
Objectifs des différents champs de votre vie
Objectif plannification réaliste
Apprendre de ses erreurs
Objectif personnalisé (ne pas laisser d’autres personnes définir vos objectifs)
Tenir un journal de vos activités (réalisations)
Définir des objectifs “positifs”
Définir un nombre restreint d’objectifs (trop d’objectif vous fait perdre de vu les objectifs)

6. Auto-motivation

L’auto-motivation est nécessaire pour certaines tâches que pour lesquels nous ne sommes pax excité à réaliser.

Pourquoi s’auto-motiver ? Pour éviter de “procrastiner”, c’est-à-dire éviter de reporter des tâches importantes au lendemain pour se concentrer sur des tâches plus agréables mais moins importantes.

*	« L’activité suivante vous permet de mieux gérer votre motivation ! »

Activité: s’auto-motiver

Différencier les deux types de potivations :

Motivation intrasèque

Motivation basée sur des facteurs personnels, par exemle si les objectifs sont liés à des attentes personnelles. Vos activités réalisés lors de vos temps libre sont motivés par des raisons intrasèques.

Motivation extrasèque

Motivation basée sur des facteurs externes, par exemple si votre travail est rémunéré c’est une motivation extrasèque. Si vous avez du plaisir à faire ce travail cela se rapporte à une motivation intrasèque.

Définir les motivations intrasèques et extrasèque d’une tâche vous permet de mieux prendre conscience des éléments pouvant motiver votre tâche.

*	« L’activité suivante vous permet reconnaitre si vous êtes un procrastinateur, pourquoi vous le faîtes ! »

Activité: Éviter la procrastination

Reconnaissez que vous procrastinez, si vous répondez aux descriptions suivantes :

Définir des objectifs très faible dans la journée
Lire vos emails sans travailler dessus ni réaliser des tâches associées
Être prêt à faire un travail très important, et commencer par prendre un café
Laisser une tâche dans la ToDoList depuis longtemps
Dire oui à des tâches qui ne son pas importantes
Attendre le bon moment ou la bonne attitude pour réaliser les tâches importantes